ビジネスメールの基本マナー 件名・宛名・結び

メールは、仕事のやりとりで毎日のように使う道具です。ただ、顔が見えない分、書き方ひとつで相手に与える印象が変わり、思わぬ誤解が生まれてしまうこともあります。

新しく社会人になった方はもちろん、マナーには自信があるという方も、一度基本を見直してみてはいかがでしょうか。ここでは、ビジネスメールの基本の形と例文、送る前に確かめておきたいことを順に見ていきます。

01ビジネスメールの基本の形

ビジネスメールは、次の順に書くのが基本です。

1. 件名：用件がひと目でわかるように書きます。
2. 宛名：会社名、部署名、名前（敬称）の順に書きます。
3. あいさつと名乗り：「お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。」
4. 要件：結論から先に、具体的に書きます。
5. 結び：「よろしくお願いいたします。」などで締めます。
6. 署名：会社名、部署、名前、連絡先を入れます。

ここからは、それぞれのポイントを順に見ていきましょう。

02件名は、用件がわかるように

件名は、社内・社外を問わず入れておき、それだけで何についてのメールかがわかるようにしておきましょう。忙しい方は、件名を見て開く順番を決めていることが多いからです。

• 悪い例：「お世話になっております」「ご連絡」
• 良い例：「【ご確認のお願い】11月20日の打ち合わせ資料」「【お見積り】Webサイト改修の件」

返信するときは「Re:」を付けたままでも構いません。ただ、やりとりが続いて用件が変わったときは、件名も変えておくと、あとから探しやすくなります。

03宛名の書き方

社外の方への宛名は、「会社名 → 部署名 → 役職 → 名前＋様」の順に書くのが基本です。

株式会社◯◯
営業部 部長
◯◯ ◯◯ 様

なお、役職そのものが敬称になるため、「部長様」とは書きません。役職を書く場合は「部長 ◯◯様」とします。社内の方への宛名は、「◯◯部長」「◯◯さん」など、社内のならわしに合わせるとよいでしょう。

04敬語の使い分け

メールでは、尊敬語・謙譲語・丁寧語を正しく使い分けることも大切です。

種類	使う相手	例（言う）
尊敬語	相手の行動	おっしゃる
謙譲語	自分の行動	申し上げる
丁寧語	文全体	言います

よくある誤りが、相手の行動に謙譲語を使ってしまうことです。たとえば「拝見されましたか」は、相手を下げる表現になってしまいます。この場合は「ご覧になりましたか」と書きましょう。

05例文

実際のメールの例を見てみましょう。打ち合わせの日程を相談するときの例文です。

候補の日時を複数挙げ、返信の期限も添えておくと、相手も予定を立てやすくなります。

06返信は、遅くとも1営業日以内に

返信は、早ければ早いほど相手に安心してもらえます。メールが届いていない、迷惑メールのフォルダに入ってしまった、ということもあるため、遅くとも1営業日以内には返すようにしましょう。

すぐに答えられない内容でも、まずは受け取ったことと、いつまでに回答できるかを伝えておくのがおすすめです。「確認のうえ、11月16日（月）までにご回答いたします。」のように日付で伝えると、相手も予定を立てやすくなります。

07曖昧な言い方に注意

「早めに」「なるべく」といった言葉は、人によって受け取り方が違います。自分では「今日中」のつもりでも、相手は「今週中」と受け取っているかもしれません。そのため、「11月20日（金）17時までに」のように、日時や数は具体的に書くようにしましょう。反対に、相手からの依頼が曖昧なときは、期限を確かめておくと安心です。

また、依頼やお断りの文の前には、「恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」といったクッション言葉を添えると、印象がやわらぎます。ただし、使いすぎると文が長くなり、かえって回りくどく見えてしまうので注意しましょう。

08添付ファイルとCC・BCC

添付ファイルや宛先の使い分けも、うっかりミスが起きやすいところです。

• 添付ファイル：大きなファイルはメールに添付せず、見られる人を限った共有リンクで送るのがおすすめです。なお、パスワード付きのファイルとパスワードを続けて送る方法は、安全ではないとしてやめる会社が増えています。
• CC：内容を共有しておきたい人を入れます。CCの方には、基本的に返信を求めません。
• BCC：ほかの受信者にアドレスを見せたくないときに使います。社外の複数の方に一斉に送る場合は、アドレスが漏れないよう、BCCか一斉配信の仕組みを使いましょう。

09大事な用件の伝え方

おわびや急ぎの用件、込み入った相談などは、メールだけで済ませず、電話やオンラインの打ち合わせも組み合わせましょう。メールは読まれていない可能性もあるからです。そのうえで、話した内容をメールでも残しておくと、「言った・言わない」のトラブルを防げます。

10送る前に確かめたいこと

最後に、送信ボタンを押す前に確かめておきたいことをまとめました。

まとめ

ビジネスメールは、件名、宛名、あいさつ、要件、結び、署名の順に書くのが基本です。用件は結論から書き、日時や数は具体的に伝えるようにすると、相手との行き違いを減らせます。

細かな言い回しは、業界や会社によっても違いがあります。先輩や上司のメールも参考にしながら、少しずつ自分のものにしていってください。