伝わる資料のための、パワーポイントの使い方

プレゼンの最中に、聞いている人がスライドの文字を追うのに必死で、話をあまり聞いてもらえていないと感じたことはありませんか。

伝わるプレゼン資料は、センスよりも、ちょっとした工夫の積み重ねで作れるものです。ここでは、パワーポイントで「伝わる資料」を作るための基本を、すぐに試せる操作とあわせてまとめました。

011枚に伝えることは1つに

1枚のスライドに伝えたいことを2つも3つも詰め込むと、どれも印象に残りにくくなってしまいます。大事なことが、ほかの情報に埋もれてしまうからです。そのため、1枚につき伝えることは1つに絞り、話す順番どおりにスライドを並べていきましょう。

スライドの枚数が増えてしまうのでは、と心配になるかもしれません。ですが、話すリズムに合っていれば、枚数が多くても聞き手の負担にはなりにくいものです。

また、スライドのタイトルには、テーマではなく結論を書くのがおすすめです。たとえば「売上の推移」ではなく「売上は3年で2倍になった」と書いておくと、タイトルを読むだけで言いたいことが伝わります。

02文字の減らし方

スライドは「読ませる」ものではなく、「見せる」ものです。長い文章が載っていると、聞き手は読むことに集中してしまい、話を聞き逃してしまいます。スライドと同じことを口で読み上げるだけでは、話し手がいる意味も薄れてしまうでしょう。

そこで、次のようなことを意識しておくとよいでしょう。

• 文章は、一言か短い言葉にまとめます
• 1枚の箇条書きは、3つまでを目安にします
• 細かい説明は、スライドではなく話し手の言葉で補います

主役はスライドではなく、話している自分自身です。配布用の資料が必要な場合は、発表用のスライドとは別に、文章で説明した資料を用意しておくとよいでしょう。

03読みやすくする文字の組み方

文字を減らしたら、次は見た目を整えていきましょう。フォントの大きさや文字の間隔を少し調整するだけでも、読みやすさは大きく変わります。

数字と単位の大きさ

たとえば「120％」なら、数字の「120」を大きく、「％」を小さくするのがおすすめです。数字が目に飛び込んでくるようになり、何を伝えたいのかがはっきりします。

改行の位置

行の終わりに1〜2文字だけが残ってしまうと、読みにくい印象になります。言葉の区切りで改行したり、テキストボックスの幅を変えたりして調整しましょう。

強調する場所

色や太字をたくさん使うと、かえってどこが大事なのかがわからなくなってしまいます。1枚の中で強調するのは、1か所までを目安にするのがおすすめです。

04図形や写真の並べ方

図形や写真の位置がそろっているだけで、資料はぐっと整って見えます。パワーポイントには、きれいに並べるための機能がそろっているので、うまく活用しましょう。

• 複数の図形を選んで「図形の書式」→「配置」を開くと、左揃え・上下中央揃え・左右に整列などが使えます。
• 「表示」タブで「ガイド」や「グリッド線」を表示すると、余白の幅をそろえやすくなります。
• 色やフォント、文字の大きさは、「スライドマスター」で全体の決まりとして設定しておくと、統一感が出ます。

また、言葉だけでは伝わりにくい内容は、図や写真、アイコンで補うのも効果的です。アイコンは「挿入」→「アイコン」から追加できます。

05オーバーレイの使い方

オーバーレイとは、写真やグラフの上に、半透明の図形を重ねる方法のことです。元の写真やグラフを隠さずに、見てほしいところを示したり、上に載せた文字を読みやすくしたりできます。

写真の上に文字を載せるとき

背景に写真を使ったスライドで、文字が読みにくくなってしまうことはないでしょうか。そんなときは、次の手順で写真の上に半透明の図形を重ねてみてください。

1. 写真の上に、スライドと同じ大きさの四角形を描きます。
2. 四角形を右クリックして「図形の書式設定」を開き、塗りつぶしを黒に、枠線を「線なし」にします。
3. 「透明度」を30〜50％にします。
4. その上に、白い文字を置きます。

グラフの一部を目立たせたいとき

グラフや表の中で特に見てほしい部分があるときは、色のついた四角形や吹き出しを重ね、透明度を70〜80％ほどにしてみましょう。ただの四角形よりも吹き出しを使ったほうが、どこを指しているのかがはっきり伝わります。

06発表の前に確かめたいこと

資料ができあがったら、次の点を見直してみましょう。

さらに、練習の様子を録画して見返してみると、話し方の癖や、説明が足りないスライドに気づくことができます。

まとめ

伝わる資料づくりの出発点は、聞いている人のことを考えることです。1枚に伝えることを1つに絞り、文字を減らして、数字や改行、整列で見やすく整えてみてください。オーバーレイを使えば、写真やグラフの見てほしいところにも自然と目を向けてもらえます。

とはいえ、プレゼンの出来を最後に決めるのは、話し手の準備です。資料ができあがったら、ぜひ本番と同じように通しで練習してみてください。