注残管理とは？ 受注残・発注残のずれを防ぐ管理の基本

「在庫はあるはずなのに、出荷しようとしたら足りなかった」「仕入先に頼んだ商品が、いつ届くのか誰も把握していない」。商品を仕入れて売る仕事では、こんなことが起きがちではないでしょうか。

こうしたずれの原因になりやすいのが、「注残」の管理です。注残を正しくつかんでおくと、在庫の数や納期を自信を持って答えられるようになります。この記事では、注残の意味と、管理するときの基本をご紹介します。

01注残とは

注残とは、注文を受けた、または注文したものの、まだ取引が終わっていない残りのことです。大きく分けると、受注残と発注残の2つがあります。

名前	意味	例
受注残	お客様から注文を受けたが、まだ出荷していないもの	30個の注文を受け、20個を出荷した場合の残り10個
発注残	仕入先に注文したが、まだ入荷していないもの	50個を発注し、まだ届いていない50個

会社や業界によっては、受注残だけを「注残」と呼ぶこともあります。社内で話すときは、どちらの意味で使っているのかをそろえておくと、行き違いを防げるでしょう。

02注残を管理する理由

では、なぜ注残を管理する必要があるのでしょうか。主な理由は、次の3つです。

まずは、本当に使える在庫の数がわかることです。倉庫に100個あっても、そのうち30個がすでに受けた注文のぶんであれば、新しい注文に回せるのは70個にとどまります。受注残を見ずに在庫を答えると、あとで足りなくなってしまいます。

次に、納期を正しく答えられることです。発注残を見れば、いつ、いくつ入荷する予定なのかがわかります。在庫が足りないときも、「◯日ごろに入荷予定です」と根拠を持って伝えられるようになります。

また、お金の流れを見通しやすくなることも大きな利点です。発注残は、これから支払うお金でもあり、受注残はこれから入ってくるお金でもあるからです。

03注残のずれが起きやすい原因

注残の数は、実際の状況と少しずつずれていきがちです。ずれが起きやすい原因には、次のようなものがあります。

• 分けて出荷する（分納）ときの、残りの数の記録漏れ
• 注文のキャンセルや、数の変更の反映漏れ
• 入荷したときの、発注残の消し込み忘れ
• 表計算ソフトとシステムなど、別々の場所での二重の管理
• 担当者ごとにばらばらな、記録のタイミング

なかでも多いのが、分納とキャンセルの反映漏れです。1件の注文の中に、出荷済みと未出荷の商品が混ざると、どこまで終わっているのかがわかりにくくなってしまいます。

04管理するときの基本

ここからは、注残を正しく保つための管理の基本をご紹介します。

注文の明細ごとの管理

注残は、注文の1件ごとではなく、商品ごとの明細の単位で管理するのがおすすめです。1件の注文に複数の商品が含まれていても、明細ごとに「注文の数」「出荷（入荷）済みの数」「残りの数」を持っておけば、分納があっても状況をつかみやすくなります。

使える在庫の見分け方

在庫の数は、実際に倉庫にある数と、新しい注文に回せる数を分けて見ておきましょう。たとえば、次のように考えます。

• 倉庫にある在庫：100個
• 受注残（出荷待ち）：30個
• 新しい注文に回せる在庫：100 − 30 ＝ 70個
• 発注残（入荷予定）：50個を含めると、今後回せる見込みは120個

このように分けて見ておくと、「在庫はあるのに出荷できない」という事態を防ぎやすくなります。新しい注文に回せる在庫は「フリー在庫」や「有効在庫」と呼ばれることもあります。

決まった日の突き合わせ

どれだけ気をつけていても、記録の漏れは起きるものです。そのため、月末など決まった日に、注残の一覧と実際の状況を突き合わせる時間をとっておきましょう。長く残ったままの注残があれば、キャンセルの反映漏れや、入荷の消し込み忘れを疑ってみてください。

05管理を見直すときのチェックリスト

最後に、注残の管理を見直すときに確かめておきたいことをまとめました。

まとめ

注残は、受注残と発注残を合わせた、まだ終わっていない取引の残りです。注残を正しくつかんでおくと、使える在庫の数や納期を自信を持って答えられ、お金の流れも見通しやすくなります。

まずは、今の注残がどこで、どの単位で記録されているのかを確かめるところから始めてみてください。FAXや電話の注文が多く、記録の漏れが起きやすい場合は、「BtoB受発注システムの選び方 FAXや電話の注文から移るときのポイント」もあわせて参考にしてみてください。