BtoB受発注システムの選び方 FAXや電話の注文から移るときのポイント

「毎朝、FAXで届いた注文書を見ながら、ひとつずつ手で入力している」「電話の注文で、品番や数を聞き間違えてしまった」。取引先からの注文を受ける仕事で、こんな経験はないでしょうか。

取引先とのやりとりは長年の習慣もあり、なかなか変えにくいものです。ただ、注文の件数が増えるほど、手作業の負担やミスは大きくなっていきます。この記事では、FAXや電話の注文をシステムに移すときの、受発注システムの選び方と進め方をご紹介します。

01FAXや電話の受発注で起きやすいこと

まずは、FAXや電話で注文を受けている場合に、どんな困りごとが起きやすいのかを見ておきましょう。自社の状況と照らし合わせると、システムに求めることがはっきりしてきます。

• 注文書の内容を、販売管理などのシステムに手で入力し直す手間
• 手書きの文字の読み間違いや、電話での聞き間違い
• 在庫や納期の問い合わせに、その都度答える手間
• 担当者しか取引先ごとの条件を知らず、休むと仕事が止まってしまうこと
• 過去の注文を探すのに、紙の束をめくる必要があること

このうち、どれがいちばん負担になっているのかを書き出しておくと、システムを比べるときの軸になります。たとえば、入力の手間が大きいのか、問い合わせの対応が大きいのかによって、重視する機能は変わってくるからです。

02受発注システムの種類

受発注のシステムと一口に言っても、仕組みにはいくつかの種類があります。主な違いを表にまとめると、次のようになります。

種類	仕組み	向いている場面
BtoB向けのECサイト型	取引先が、専用のWebサイトにログインして注文する	取引先の数が多く、商品の数も多い場合
EDI	取引先のシステムと自社のシステムの間で、注文のデータを直接やりとりする	大手の取引先から、決まった形式での接続を求められる場合
受注管理型	FAXやメールで届いた注文も含めて、自社の中で受注をまとめて管理する	すぐには取引先の注文方法を変えられない場合

中小の卸売りやメーカーでは、取引先にWebから注文してもらうBtoB向けのECサイト型を選ぶことが多いでしょう。一方で、取引先によってはFAXをすぐにやめられないこともあるので、FAXやメールの注文もあわせて管理できるかどうかも確かめておくと安心です。

03比べるときに見ておきたい6つのポイント

ここからは、受発注システムを比べるときに見ておきたいポイントを、順にご紹介します。

1. 取引先ごとの条件の設定

BtoBの取引では、取引先ごとに価格や掛け率、締め日、支払いの条件が違うことがほとんどです。こうした条件を取引先ごとに設定でき、注文の画面にも正しく反映されるかを確かめましょう。条件の設定がうまくいかないと、結局は手で直す作業が残ってしまいます。

2. 取引先にとっての使いやすさ

システムを使って注文するのは取引先です。パソコンだけでなくスマートフォンから注文できるか、前回と同じ注文をかんたんに繰り返せるかなど、取引先の目線で使いやすいかを見ておきましょう。使いにくいと、取引先がFAXや電話に戻ってしまうこともあります。

3. 在庫や出荷との連携

注文の画面に在庫の数や納期の目安を出せると、取引先からの問い合わせを減らせます。また、受けた注文がそのまま出荷の指示につながるかどうかも、作業の手間を大きく左右します。受けたあとの流れまで含めて、どこまで自動でつながるのかを確かめておきましょう。

4. 販売管理や会計のシステムとの連携

すでに販売管理や会計のシステムを使っている場合は、注文や売上のデータを取り込めるかを確かめておきましょう。データを書き出して手で取り込む形でもよいのか、自動でつなぐ必要があるのかによって、選べるシステムが変わってきます。

5. 請求書の発行と、電子データの保存

注文から請求までをシステムで行う場合は、インボイス制度に沿った請求書を出せるかも確かめておきたいところです。また、注文書や請求書を電子データで受け渡した場合は、電子帳簿保存法に沿って、そのデータを保存しておく必要があります。国税庁の資料では、改ざんを防ぐ措置や、「日付・金額・取引先」で検索できるようにすることなどが求められているので、システムで対応できるかを見ておくとよいでしょう。

6. 導入の支援と、取引先への案内

最後に、導入のときにどこまで手伝ってもらえるかを確かめておきましょう。商品や取引先のデータの登録、取引先向けの使い方の案内など、導入の手間は思った以上にかかるものです。取引先に配る案内の資料を用意してもらえるかどうかも、移行をスムーズに進めるためのポイントになります。

04取引先に移ってもらう進め方

システムを選んだら、取引先に少しずつ移ってもらいましょう。いきなりすべての取引先に切り替えをお願いすると、問い合わせが集中して、かえって現場が混乱してしまうからです。

1. 注文の多い取引先から声をかける：注文の件数が多く、システムに慣れていそうな取引先から始めます。
2. FAXや電話と並行して受ける：しばらくは、これまでの方法での注文も受け付けておきます。
3. 使い方を案内する：最初の注文のときに、操作の手順を一緒に確かめます。
4. 取引先を広げていく：困りごとを直しながら、ほかの取引先にも案内していきます。

取引先にとっても、「24時間いつでも注文できる」「過去の注文をすぐに見られる」といった良さがあります。お願いするときは、自社の都合だけでなく、取引先にとってのメリットも一緒に伝えてみてください。

05選ぶ前のチェックリスト

最後に、受発注システムを選ぶ前に確かめておきたいことをまとめました。

まとめ

FAXや電話の受発注は、慣れているぶん続けやすい一方で、件数が増えるほど入力の手間やミスが大きくなっていきます。受発注システムを選ぶときは、取引先ごとの条件、取引先にとっての使いやすさ、在庫や会計とのつながり、請求と電子データの保存まで、受けたあとの流れも含めて比べてみるのがおすすめです。

まずは、今の受発注でいちばん困っていることを書き出すところから始めてみてください。システムに移ったあとの在庫の管理については、「注残管理とは？ 受注残・発注残のずれを防ぐ管理の基本」もあわせて参考にしてみてください。