インボイス対応の請求書の書き方 BtoBの受発注で気をつけたいこと

「インボイス制度が始まってから、請求書に何を書けばいいのか不安になった」「取引先から、請求書の書き方を直してほしいと言われた」。受発注や請求の業務を担当している方の中には、こんな経験をした方もいらっしゃるのではないでしょうか。

インボイス制度では、請求書に決められた項目がそろっていないと、受け取った取引先が消費税の控除を受けられなくなることがあります。この記事では、インボイスに対応した請求書の書き方と、BtoBの受発注で気をつけたいことをご紹介します。

01インボイス制度とは

まずは、制度のしくみをおさらいしておきましょう。インボイス制度（適格請求書等保存方式）は、2023年10月に始まった消費税の制度です。

買い手が、仕入れにかかった消費税を、納める消費税から差し引く（仕入税額控除を受ける）には、原則として、売り手から受け取ったインボイスを保存しておく必要があります。そして、インボイスを発行できるのは、税務署に登録したインボイス発行事業者に限られます。

つまり、売り手にとってのインボイスは、取引先が控除を受けるための大切な書類だと言えます。インボイス発行事業者には、取引先（課税事業者）から求められたときに、インボイスを交付する義務があります。

02インボイスに記載が必要な6つの項目

では、インボイスには何を書けばよいのでしょうか。記載が必要な項目は、次の6つです。

記載する項目	書き方のポイント
発行する事業者の名称と登録番号	登録番号は「T」から始まる13桁の番号
取引年月日	月締めの請求書なら、取引の期間を書く
取引の内容	軽減税率（8%）の対象の品目には、そのことがわかる印を付ける
税率ごとに合計した金額と、適用税率	10%と8%に分けて合計する（税抜き・税込みのどちらでもよい）
税率ごとの消費税額	10%分と8%分を、それぞれ書く
受け取る事業者の名称	取引先の会社名など

インボイス制度の前に使われていた「区分記載請求書」と比べると、登録番号、適用税率、税率ごとの消費税額の3つが新しく加わっています。いまの請求書の書式にこれらが入っているか、一度確かめてみてください。

なお、小売業や飲食店業など、不特定多数の方に販売する業種では、受け取る事業者の名称を省いた「簡易インボイス」を交付することもできます。

03消費税の端数処理のルール

次に、間違えやすいのが消費税の端数処理です。インボイスでは、消費税の1円未満の端数は、1つのインボイスにつき、税率ごとに1回だけ処理するルールになっています。

切り上げ・切り捨て・四捨五入のどれを選ぶかは自由です。ただし、商品1つずつで端数を処理してから合計する方法は認められていません。請求書を作るシステムや表計算の計算式が、商品ごとに端数を処理する作りになっていないかを確かめておきましょう。

04返品・値引きや間違いがあったとき

また、請求書を出したあとに、返品や値引きが発生することもあるでしょう。このような場合、インボイス発行事業者には、返品や値引きの内容を書いた「返還インボイス」を交付する義務があります。ただし、返品や値引きの金額が1万円未満であれば、返還インボイスを交付しなくてもよいことになっています。

一方で、交付したインボイスに間違いがあった場合は、正しい内容の「修正インボイス」を交付します。間違いに気づいたら、取引先にも早めに連絡しておくと、経理の処理が二度手間にならずに済みます。

05受け取る側で気をつけたいこと

ここまでは請求書を出す側の話でしたが、受け取る側でも気をつけておきたいことがあります。まずは、届いた請求書に登録番号が書かれているか、その番号が正しいかを確かめることです。登録番号は、国税庁の「インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト」で調べられます。

また、取引先の中には、インボイス発行事業者として登録していない事業者（免税事業者など）がいることもあります。こうした取引先からの仕入れは、経過措置として一定の割合だけ控除できますが、その割合は段階的に下がっていきます。取引先ごとに登録の有無を一覧にしておくと、経理の担当者も判断しやすくなるでしょう。

なお、2029年9月30日までの税込み1万円未満の仕入れについては、一定の規模までの事業者であれば、インボイスがなくても帳簿の記載だけで控除できる「少額特例」もあります。自社が対象になるかは、顧問の税理士に確かめておくと安心です。

06受注から請求までの流れ

では、BtoBの受発注では、どのような流れで請求書を作ればよいのでしょうか。一般的には、次のように進みます。

1. 見積もり：金額と条件を取引先に提示します。
2. 受注：注文の内容を記録します。
3. 出荷・納品：納品書を添えて商品を届けます。分納の場合は、届けた分を記録しておきます。
4. 請求：月締めなどのタイミングで、インボイスに対応した請求書を発行します。
5. 入金の確認：請求した金額が入金されたかを確かめます。

この流れの中で、注文や納品の記録と請求書の金額がずれていると、請求の漏れや二重の請求につながってしまいます。受注残や分納の管理の仕方は、「注残管理とは？ 受注残・発注残のずれを防ぐ管理の基本」で紹介しています。また、FAXや電話の注文が多く、手作業での転記が負担になっている場合は、受発注のシステムを使って、注文から請求書の発行までをつなげる方法もあります。選び方は、「BtoB受発注システムの選び方 FAXや電話の注文から移るときのポイント」をご覧ください。

07請求書のチェックリスト

最後に、インボイスに対応した請求書を出す前に、確かめておきたいことをまとめました。

まとめ

インボイスに対応した請求書には、登録番号や税率ごとの消費税額など、決められた6つの項目を書く必要があります。消費税の端数処理を税率ごとに1回にすることや、返品・値引きのときの返還インボイスなど、細かなルールもあわせて押さえておきましょう。

まずは、いま使っている請求書の書式をチェックリストと照らし合わせてみてください。受注から請求までの流れを見直すと、請求の漏れや二重の請求も防ぎやすくなります。